Udbudsbesparelser kræver disciplin fra indkøber

Konsulentfirmaet Prokura har i en analyse konkluderet at den kommende udbudslov vil betyde milliardbesparelser for det offentlige. I Foreningen af Rådgivende Ingeniører, FRI, er vi ikke enige - i hvert fald ikke når det gælder rådgivningsydelser.

Forudsætningen for den nye - og første - danske udbudslov var ud over at fremme det gode købmandsskab, også at transaktionsomkostningerne skulle nedbringes. De to ting kan lade sig gøre samtidig, og i så fald har Prokura ret i deres analyse. Men, "there is no such thing as a free lunch", med den øgede fleksibilitet risikerer omkostningerne ved tilbudsindhentning at stige på begge sider af bordet, hvis ikke indkøberne tænker sig om. Derfor er godt købmandskab ikke det samme som at invitere mange bydende og presse prisen, men derimod med få bydende at tage en tæt dialog om hvilke løsninger der skaber værdi, så tilbuddene kan blive skarpe - og de bydende opleve, at der er en reel chance for at vinde opgaven.

Der er ingen tvivl om, at den fleksibilitet, som den nye udbudsform "udbud med forhandling" giver mulighed for, bliver modtaget med stor begejstring hos ordregivere og også hos tilbudsgivere. For hvem vil ikke gerne i dialog med ordregivere og optimere projektet? Men det kan blive en dyr oplevelse for tilbudsgiverne, hvis ikke ordregiverne kender deres besøgelsestid. Med det mener FRI, at indkøberne skal tænke sig om, når de tilrettelægger udbud med forhandling, så det ikke bliver uforholdsmæssigt dyrt og dermed ikke attraktivt for leverandørerne at deltage.

Det bør alt andet lige være godt for ressourceforbruget. Og så er der jo den oplagte mulighed at begrænse antallet af bydende undervejs i forhandlingen, så kun de, der bidrager med de bedste ideer, får mulighed for at afgive det endelige tilbud, så man fx går fra fem tilbudsgivere og ender med tre, der afgiver et endeligt tilbud. Det vil optimere processen og få de bedste ideer på bordet fra starten af.