Fem ud af seks i byggeriet modtager fejlfakturaer

Ny undersøgelse: 83 procent af virksomhederne indenfor byggeri og anlæg oplever at modtage fakturaer med fejl.

Når der dumper fakturaer ind i postkassen eller mailboksen hos landets håndværksvirksomheder, mangler der ofte nødvendige oplysninger, som virksomhederne skal bruge i deres sagsbehandling. Hele 83 procent oplever nemlig at modtage fakturaer med fejl. Det viser en ny undersøgelse blandt 150 firmaer foretaget af Epicent Analyse for TrueID A/S. Undersøgelsen afslører også, at hver fjerde gennemsnitligt bruger over ti minutter på en faktura med fejl eller mangler. Ifølge forsker Kristian Bohnstedt fra Institut for Byggeri og Anlæg ved Aalborg Universitet rammer problemet særligt de mindre byggevirksomheder.

- Det ekstra administrative arbejde er selvfølgelig ikke værdiskabende for virksomhederne, og problematikken er særlig stor for mindre virksomheder. En murermester med få ansatte skal selv håndtere fejlfakturaerne fremfor at bruge tiden på at videreudvikle forretningen, hvilket resulterer i lavere indtjening for firmaet.

Elektronisk håndtering forhindrer fejl

Kristian Bohnstedt fortæller, at problemerne hovedsageligt opstår på grund af menneskelige fejl i faktureringsprocessen. Den enkelte indkøbs- eller økonomiansvarlige skal selv sikre, at fakturaerne indeholder de korrekte og nødvendige oplysninger, hvilket nogle gange glipper.

Forskeren mener, at det vil forbedre virksomhedernes fakturahåndtering, at processen bliver digitaliseret. Det kan forebygge fejl og frigøre ressourcer fra det administrative arbejde, som i stedet kan benyttes til at skabe merværdi for firmaet. En af de mest effektive løsninger er elektroniske faktura- og rekvisitionssystemer, der øger sandsynligheden for, at fakturaerne indeholder de nødvendige oplysninger. Samtidig indføres fakturaerne direkte i virksomhedernes økonomisystemer, og behandlingstiden nedsættes markant.

Slut med fakturarod

Det nyudviklede rekvisitionssystem TrueI fra firmaet TrueID er gået skridtet videre og gør det muligt for byggevirksomhederne at håndtere rekvisitioner hurtigt og sikkert over mobiltelefonen.

- TrueI er hurtigt og let at bruge og forhindrer fakturarod med en rekvisitionskode på SMS. Koden sikrer, at virksomhederne modtager de nødvendige oplysninger på fakturaerne, så snart bestillingen afgives til leverandøren. Oplysningerne følger herefter fakturaerne direkte til firmaets økonomisystem, forklarer partner Per Hedeboe Jensen fra TrueID A/S.

Virksomheden har netop indgået en aftale med Dansk Byggeri, der giver organisationens medlemmer mulighed for at bruge systemet på særligt attraktive vilkår.

- Et system som TrueI kan være med til at sikre mere effektiv og fejlfri fakturahåndtering i byggeriet, forklarer Kristian Bohnstedt.

Han opfordrer samtidig byggeriets brancheorganisationer til at tilbyde kurser i elektronisk fakturahåndtering til håndværksmestre, der ikke er bekendte med de digitale fordele.