Overholdelse af brandsikkerhedsreglerne er i højere grad en organisatorisk end en teknisk opgave

Skærpede regler for brandsikring stiller større krav til dokumentation af drift, kontrol og vedligehold af brandsikringsudstyr og øvrige brandsikkerhedsaktiviteter - et års tid efter indførslen viser erfaringerne, at succesfuld implementering af DKV-strategier i høj grad er en organisatorisk opgave fremfor 'blot' en teknisk kontrol.

Nu er det et år siden, at de nye krav til brandsikkerhed blev indført i BR18. De indebærer blandt andet skærpede krav til drift, kontrol og vedligeholdelse (DKV) af brandtekniske installationer og bygningsdele for både nybyggeri og for eksisterende ejendomme.

DKV skal enten udføres i henhold til en ejendomsspecifik DKV-plan eller efter BRs vejledning med det mundrette navn "Kapitel 7: Drift-, kontrol- og vedligehold af brandforhold i og ved bygninger".

DKV-planer indebærer mange ledelsesmæssige og organisatoriske aktiviteter

Kontrol og service af brandteknisk udstyr er ikke nyt - tværtimod har brandteknisk udstyr længe skulle efterses. Den nye vejledning samler kravene til DKV, og der er især sket en betydelig opstramning med hensyn til dokumentation af det lovpligtige DKV-arbejde.

I vejledningen er der i alt ca. 65 DKV-aktiviteter, hvoraf ca. 50 aktiviteter er knyttet til teknisk udstyr som brandalarmer, sprinkler og pulverslukkere. Men derudover er der også ca. 15 aktiviteter, som knytter sig til ledelsesmæssige og organisatoriske opgaver såsom brand- og evakueringsøvelser og ikke mindst opfølgning på gennemførelse af DKV-arbejdet.

De enkeltstående kontroller er ikke komplicerede. Men at skabe overblik, sikre og dokumentere, at bygningsejerne på de enkelte ejendomme udfører kontroller, uddanner og instruerer personalet, er en omfattende organisatorisk opgave.

En opgave, der i stor udstrækning er uafhængig af det konkrete brandtekniske udstyr.

Med de øgede dokumentationskrav skal en ejer af en ejendomsportefølje, som for eksempel en kommune eller en pensionskasse, ikke have ret mange ejendomme i porteføljen, før omfanget af DKV-kontroller, services og opfølgninger bliver stort og uoverskueligt.

Så hvordan håndterer bygningsejere og driftsherrer med flere DKV-aktiviteterne og gør det lovpligtige DKV-arbejde overskueligt?

Der er inspiration at hente i Odsherred Kommune.

Digitale DKV-planer skaber tryghed i Odsherred kommune

Odsherred Kommune har 71 'kerne-ejendomme', hvor der årligt skal gennemføres ca. 2.500 DKV-kontroller og services af ca. 60 medarbejdere og 15 eksterne virksomheder.

Risikokoordinator Flemming Sørensen, projektleder Tommy Reenberg og afdelingsleder Niels Borre er blandt drivkræfterne for implementeringen af DKV-planerne i kommunen.

Deres strategiske udgangspunkt er, at DVK er en organisatorisk og ledelsesmæssig opgave fremfor en teknisk opgave.

Ansvarsmæssigt skelner Odsherred mellem klimaskærmen og den indvendige del af bygningen. På samme måde er ansvaret fordelt på henholdsvis et centralt ejendomscenter og de enkelte ejendomme, hvor de lokale bygningsansvarlige ("bygningsejere" pva. kommunen), som for eksempel. skole-, daginstitutions- eller plejehjemsledere, er ansvarlige for at gennemføre og dokumentere, at DKV-reglerne på 'deres' ejendom er overholdt med bistand fra den centrale risikokoordinator Flemming Sørensen.

For at skabe overblik har kommunen i løbet af foråret 2022 kørt et 'frontløber' DKV-pilotprojekt med fm3DKV som web-platform for DKV-arbejdet, hvor kommunen startede på plejehjemmene.

Efterfølgende er skoler, daginstitutioner og øvrige ejendomme inkluderet i den digitale DKV-platform.

Læringen fra Odsherred er, som projektleder Tommy Reenberg har konstateret, at en central og digital DKV-platform skaber overblik og tryghed for alle.

Tidligere lå informationerne om DKV-aktiviteterne spredt ud på de enkelte enheder, der alle havde forskellige måder at dokumentere deres DKV-aktiviteter på.

Der manglede et fælles overblik og en samlet tilgang, ligesom det var vanskeligt for nyansatte at overtage de individuelle oversigter.

Og hvis uheldet skulle være ude, var det ærgerligt, hvis DKV-planen er brændt med - ikke mindst da den også udgør dokumentationen overfor forsikringsselskaberne.

Med den digitale platform er kommunen sluppet for en række analoge systemer og udnytter digitaliseringen til at effektivisere det lovpligtige DKV-arbejde.

Tips til en succesfuld DKV-strategi

I forbindelse med implementeringen af den digitale DKV-platform i Odsherred har alle med krum hals og gå-på-mod kastet sig over at skulle lære de nye regler og at ændre vaner med det digitale system.

Det har krævet en indsats, men efter et lille års tid er erfaringen, at ved at fokusere på at organisere og lede DKV-arbejdet, bruger kommunen if. Niels Borre samlet set færre ressourcer på DKV end tidligere.

Det skyldes blandt andet den digitale DKV-platform har en automatik, der skaber overblik over hvilken DKV-aktivitet, der skal håndteres og hvornår. Den angiver en klar ansvarsfordeling og har et signalfarve-system, der fremhæver eventuelle nødvendige handlinger.

Derudover har Vestsjællands Brandvæsen, som er myndigheden, der skal føre tilsyn med at kommunen overholder deres forpligtigelser, adgang til den digitale DKV-platform, så de løbende kan følge med i Odsherreds DKV-aktiviteter og selv bidrage ved at uploade brandsynsrapporter direkte til webplatformen.

Gennem det seneste års tid er dokumentation af DKV skiftet væk fra analoge skemaer og over i digitale løsninger hos en række bygningsejere.

Uanset hvilken DKV-platform du som ansvarlig vælger, bør du gå efter en løsning, der skaber overblik, giver mulighed for at planlægge aktiviteterne, har et overskueligt dashboard, giver en klar ansvarsfordeling - og ikke mindst dokumenterer, hvordan du overholder dit DKV-ansvar.

For vi kan ikke eliminere alle ildebrande.

Men en velfungerende DKV-strategi, der tager udgangspunkt i at DKV i høj grad er en organisatorisk opgave frem for en teknisk 'kryds-i-skema' opgave, og som der løbende følges op på, minimerer risikoen for at brandene opstår - og mindsker de person-, materiale- miljømæssige og økonomiske skader, hvis uheldet er ude.